Masz pierwszego kupca na produkty rolne? Teraz czas ustalić zasady współpracy. Wyjaśniam umowy, zamówienia, faktury oraz reguły Incoterms w handlu rolnym. Dowiesz się, jakich minimalnych formalności musisz dopilnować, żeby nie handlować „na gębę", niezależnie od tego, czy sprzedajesz lokalnemu odbiorcy, czy hurtowni z kraju Unii Europejskiej. Zaczynamy.
Trzy dokumenty w handlu B2B: umowa, zamówienie, faktura
Sprzedaż między firmami opiera się na trzech dokumentach, które warto rozróżniać:
Umowa ramowa, w której opisane są wszystkie sytuacje mogące wystąpić podczas współpracy. Kiedy pojawia się problem, najpierw zaglądasz do umowy zaakceptowanej przez obie strony i często nie psujesz sobie relacji, bo wiadomo, kto pokrywa daną stratę.
Zamówienie, w którym wpisujesz szczegóły: ile, za ile i kiedy ma być dostarczone.
Faktura, czyli oficjalny dokument potwierdzający sprzedaż, wystawiany na podstawie zamówienia.
Umowa zabezpiecza obie strony, ale bywa „martwa", to znaczy w skrajnych sytuacjach do żadnej współpracy nie dochodzi. Zamówienia określają konkretne dostawy, a na ich podstawie wystawiasz faktury.
Kiedy potrzebujesz umowy, a kiedy wystarczy WDT
W handlu owocowo warzywnym umowy ramowe stosuje się niestety rzadko. Najczęściej podpisuje się je przy współpracy z sieciami marketów albo przy eksporcie, czyli sprzedaży poza Unię Europejską. Jeśli sprzedajesz towar na przykład do hurtowni w Chorwacji, w praktyce go wywozisz, ale na papierze nazywa się to WDT, czyli wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Przy WDT umowa nie jest prawnie konieczna. Przy eksporcie poza Unię jest najczęściej wymagana przy odprawie celnej lub w kraju importera, czyli firmy, która kupuje od Ciebie towar.
Termin płatności to tak naprawdę kredyt kupiecki
Chcę, żebyś inaczej spojrzał na termin płatności na fakturze, bo to moim zdaniem mylące określenie. Odroczenie płatności za dostarczony towar to forma kredytu kupieckiego. Zadaj sobie pytanie: czy bank dałby Ci ot tak kredyt na kilkadziesiąt tysięcy złotych (podobno tyle wynosi średnia wartość faktury w rolnictwie)? Nie dałby. A kiedy klient nie chce podpisać ani umowy, ani zamówienia, a do tego sam wystawia Ci fakturę, bo jesteś rolnikiem ryczałtowym na VAT RR, to w praktyce udzielasz mu takiego kredytu „na piękne oczy". Tak nie powinno się współpracować. W Agriteo uważamy, że polscy rolnicy powinni się profesjonalizować, i właśnie do tego budujemy narzędzia. Pomyśl: nawet dobrze opłacany pracownik na etacie dostaje wypłatę rozłożoną na 12 miesięcy, a Ty te same kwoty inkasujesz w 3 do 6 miesięcy. Jednorazowe sumy są więc dużo wyższe, a ryzyko rośnie. Kredytu udziela się komuś zweryfikowanemu, dlatego warto sprawdzać kontrahenta i mieć podpisane dokumenty, których w rolnictwie często brakuje.
Reguły Incoterms w praktyce: EXW, DAP i dlaczego unikać DDP
Incoterms to zbiór reguł handlowych, stosowanych głównie w handlu międzynarodowym, ale czasem także między polskimi dostawcami i odbiorcami. Szczegółowo poczytasz o nich pod adresem, który zostawiam w opisie odcinka (biznes.gov.pl). Warto znać przynajmniej dwie reguły. EXW, czyli Ex Works (z zakładu), oznacza, że udostępniasz towar kupującemu w swoim magazynie, a on ponosi wszystkie dalsze koszty i ryzyko: transport, załadunek oraz odprawę celną eksportową i importową. Mówiąc wprost, Ty tylko szykujesz towar i go ładujesz. DAP, czyli Delivered at Place (dostarczone do miejsca), oznacza, że dostarczasz towar i ponosisz ryzyko aż do momentu, gdy postawisz go do dyspozycji kupującego w uzgodnionym miejscu, gotowy do rozładunku. Ty odpowiadasz za transport, koszty i formalności eksportowe, a kupujący za formalności importowe i rozładunek. Nigdy nie polecam godzić się na DDP, bo w tej regule to Ty jako sprzedający płacisz cło w kraju, do którego wysyłasz towar. W Unii Europejskiej ceł nie ma, ale poza nią już tak. Kiedy klient poprosi o cenę EXW na różne rodzaje Gali, od razu będziesz wiedział, o jaką stawkę mu chodzi. To ważne, bo ceny są bardzo dynamiczne, a reguły jasno mówią, kto do którego miejsca ponosi odpowiedzialność. Nabiera to znaczenia zwłaszcza przy transporcie morskim.
Większa odpowiedzialność, większy zarobek
Wracam tu do pierwszego odcinka, w którym mówiłem, że im większą odpowiedzialność bierzesz, tym więcej zarabiasz. Jeśli klient ma do wyboru dwóch dostawców, a jeden każe odbierać towar z podwórka, Ty zaś dowozisz go do jego magazynu, to jest to Twoja dodatkowa wartość. Czułem się bardzo niekomfortowo, gdy słyszałem zdania w stylu „odbiorca myśli, że transport mu ogarnę". To tak nie działa. Nie graj szefa, trochę pokory. Jeśli uważasz inaczej, to zapytaj sam siebie, dlaczego zamawiając szafę online, to nie Ty wystawiasz etykietę i organizujesz transport. Wygrywają ci, którzy wychodzą klientowi naprzeciw.
Jak ustalić cenę i negocjować warunki
Żeby negocjować, musisz znać wartość swojego towaru i swoje ceny. Nigdy, przenigdy nie pytaj, ile klient może Ci zapłacić, jeśli sam pierwszy nie podałeś stawki. To bardzo nieprofesjonalne. Cenę możesz ustalić dwiema metodami. Pierwsza: przez cały sezon liczysz wszystkie koszty (oprysków, nawozów, ludzi, prądu, paliwa, ubezpieczeń), dodajesz koszty przygotowania towaru (opakowania, ludzie, paleta i folia stretch, prąd, ewentualnie transport i dokumentacja), a na końcu dokładasz swój zarobek. Druga: sprawdzasz, ile jako producent dostaniesz za kilogram, sprzedając w tym samym opakowaniu, w którym zbierałeś towar, czyli po najniższej linii oporu, a potem dodajesz koszty przygotowania i swój zarobek. W tej branży nie warto podawać widełek, bo wygląda to średnio. Warto za to rozbić cenę na rozmiary, choćby na sześć różnych. Dlaczego? Bo jeśli masz dużo ogórków przerośniętych, na które popyt jest mniejszy, dajesz na nie niższą cenę, żeby sprzedać cały towar. A jeśli świadomie zgadzasz się negocjować termin płatności, zawsze proś o krótszy i zawsze dodawaj argument. Kiedy klient proponuje 30 dni, a Tobie zależy na 14, zapytaj na przykład: „Czy byłaby możliwość, aby termin płatności wynosił 14 dni? Mam sporo zobowiązań i bardzo mi na tym zależy". Co najgorszego usłyszysz? No właśnie.
Umowa ramowa, czyli po co Ci prawnik
Dobra umowa ramowa jest przede wszystkim krótka. Każda współpraca wymaga innych zapisów, więc to sprawa indywidualna. Jeśli dostaniesz taką umowę, najlepiej udaj się do prawnika, żeby wskazał ryzyka i zaproponował brzmienie punktów zabezpieczające obie strony. Potem odsyłasz umowę ze swoimi uwagami do partnera. Myślałeś, że umowę po prostu dostajesz i podpisujesz? Jeśli jest dla Ciebie w porządku, to jasne, że tak. Ale jeśli coś Ci się w niej nie podoba, a mimo to ją podpiszesz, to już nie jest w porządku. W swojej karierze podpisałem kilkadziesiąt umów. Jedna miała prawie 150 stron, była z operatorem telekomunikacyjnym i negocjowaliśmy ją chyba 9 miesięcy.
Potwierdzenie zamówienia mailem, czyli Twoja podstawka
Realia są takie, że wielu klientów nie zechce podpisać ani umowy, ani zamówienia w formie dokumentu, a sama faktura umową nie jest. W pewnych sytuacjach, jeśli zawiera wszystkie wymagane elementy, bywa tak traktowana i istnieje w tej sprawie orzecznictwo unijne, ale nie na tym się opieraj. Twoim obowiązkiem, niezależnie od tego, czy jesteś rolnikiem ryczałtowym, czy rozliczasz VAT, jest potwierdzenie zamówienia mailem. Nikt tego formalnie nie wymaga, ale jeśli tego nie robisz, świadomie narażasz się na reklamację albo brak zapłaty. Kiedy masz już wszystko dograne z klientem, wyślij mu maila ze szczegółami zamówienia:
towar i odmiana, na przykład borówki odmiany Chandler,
ilość, na przykład 5 ton,
opakowanie, na przykład plastikowe 4 kg, 80 opakowań na palecie,
cena, na przykład 25 zł/kg plus VAT, oraz łączna kwota do zapłaty,
warunek dostawy, na przykład DAP do Warszawy na wskazany adres,
warunki zapłaty, na przykład 50% z góry i 50% w dniu dostawy,
dodatkowe ustalenia, na przykład dopuszczalne 5% uszkodzeń w opakowaniu, klasa II zamiast I albo dostawa w temperaturze 3 stopni.
Jeśli rozliczasz VAT, dołącz do maila fakturę proforma. Na końcu poproś o odpowiedź słowami: „Akceptuję powyższe zamówienie i zapłacę wskazaną kwotę". Jeśli ktoś odpisze osobnym mailem, a nie odpowiedzią na Twojego, poproś ponownie i wymagaj odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Klient odpowiadający powinien mieć w mailu stopkę z danymi firmy. Jeśli jej nie ma, dopisz w treści nazwę podmiotu, który reprezentuje. Takie potwierdzenie w formie mailowej jest wiążące dla obu stron i stanowi Twoją podstawę na wypadek braku zapłaty.
Z tego materiału dowiesz się:
jakie trzy dokumenty rządzą sprzedażą B2B i czym się różnią,
kiedy potrzebujesz umowy, a kiedy wystarczy WDT,
dlaczego termin płatności to w praktyce kredyt kupiecki i jak ograniczyć ryzyko,
co oznaczają reguły Incoterms EXW i DAP i dlaczego unikać DDP,
jak ustalić cenę dwiema metodami i dlaczego nie podawać widełek,
jak profesjonalnie negocjować krótszy termin płatności,
po co konsultować umowę ramową z prawnikiem,
jak potwierdzić zamówienie mailem, żeby mieć podkładkę na wypadek braku zapłaty.
