Odbiorca odebrał towar i nie płaci? Pokażę krok po kroku, jak odzyskać pieniądze za fakturę, od przypomnienia po sąd, żeby nie zostać bez towaru i bez zapłaty. Nawet przy najlepszej weryfikacji może się zdarzyć, że klient ma problem i nie reguluje faktury na czas. Oto co wtedy robić.
Dlaczego klient hurtowy w brażny rolnej nie płaci
Zacznijmy od powodów, dla których nowy lub stały klient nie płaci, bo dzięki temu lepiej zrozumiesz, co siedzi mu w głowie, i wiesz, jak reagować:
brak gotówki na koncie firmy, o czym klient czasem nawet nie wie, bo księgowa czeka, aż spłyną przelewy,
klient sam czeka na zapłatę od swojego odbiorcy, na przykład sieci hoteli, i płatność potrafi przeciągnąć się miesiącami,
zwykłe oszustwo, nagminne w handlu owocami, gdy ktoś odbiera towar i po prostu znika,
spór handlowy o rozmiary, sposób opakowania albo nierozwiązaną reklamację,
problemy z pośrednikami, którzy tłumaczą się brakiem zapłaty od klienta finalnego, choć to nie Twój problem.
Zapamiętaj zwłaszcza ostatni punkt. Jeśli jesteś poddostawcą, długi łańcuch rozmywa odpowiedzialność, ale Ty nie odpowiadasz za cudzy biznes, więc Twój termin płatności powinien się zgadzać.
Dokumentuj każdą transakcję, zanim będzie za późno
W całym chaosie prowadzenia gospodarstwa pamiętaj o papierach, chyba że traktujesz to jako pasję i pracujesz charytatywnie. Zabezpieczają Cię proste dokumenty:
dokument WZ, czyli Wydanie Zewnętrzne, z podpisem, pieczątką firmy i numerami auta,
mail potwierdzający odbiór towaru z podaną ilością i ceną oraz prośbą o potwierdzenie,
zdjęcie ciężarówki z numerami rejestracyjnymi,
podpisany list przewozowy CMR, jeśli to Ty dostarczasz towar.
WZ kupisz w sklepie z artykułami biurowymi i wypełniasz je przy odbiorze towaru. Wysłanie maila z telefonu to 2 minuty, a kupiec stojący u Ciebie na podwórku potwierdzi odbiór w 10 sekund. To wprost deklaruje, że transakcja miała miejsce.
Sesje bankowe, czyli nie daj się zwieść
Pracowałem kiedyś w dwóch bankach i wiem, że każdy bank ma tak zwane sesje przychodzące. Wpisz w Google nazwę swojego banku i frazę „sesje przychodzące godziny", a zobaczysz na przykład 10:30, 14:30 i 16:45. Warto to znać, żeby nie dać się nabrać na zagrywkę, że przelew utknął w banku, bo takie rzeczy się nie zdarzają. Przelew wysłany pierwszą poranną sesją najpóźniej dojdzie ostatnią sesją tego samego dnia, a najczęściej drugą. Warto też ustalić na początku, że jeśli termin płatności wypada w weekend, płatność przychodzi przed weekendem.
Reakcja krok po kroku, gdy faktura jest po terminie
Załóżmy, że miałeś termin 30 dni i minął. Działasz spokojnie, ale konsekwentnie. Krok 1: dnia 31, po godzinie 17.00, gdy miną już wszystkie sesje przychodzące, wysyłasz do kupca i jego księgowości grzeczne przypomnienie z numerem faktury i pytaniem, kiedy spodziewać się przelewu. Najczęściej ktoś odpisze, że zapomniał i zapłaci za 2 dni, i to wystarcza. Krok 2: jeśli 33 dnia o 17.00 przelewu nadal nie ma, dzwonisz od razu. Gdy klient mówi wprost, że czeka na zwrot VAT albo na wpłaty od swoich klientów, poproś go o podpisanie dokumentu o nazwie Oświadczenie o uznaniu długu. Krok 3: mijają kolejne 2 tygodnie, a pieniędzy dalej nie ma, więc wysyłasz listem lub mailem za potwierdzeniem odbioru Wezwanie do zapłaty. Możesz doliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, orientacyjnie od 40 do 100 EUR. Jeśli jesteś rolnikiem ryczałtowym, skorzystasz z wzoru z GOFIN, pamiętając, żeby na tym etapie usunąć ostatnie zdanie mówiące, że jest to wezwanie przedprocesowe. Krok 4: po kolejnych 14 dniach, czyli po ponad 2 miesiącach starań, wysyłasz ponownie wezwanie, tym razem z tym ostatnim zdaniem, czyli Przedsądowe Wezwanie do Zapłaty, również za potwierdzeniem odbioru.
Droga do sądu w celu odzyskania niezapłaconych faktur VAT RR
Krok 5 to sąd. Jest prosty, ale tylko wtedy, gdy dobrze udokumentowałeś współpracę. Powinieneś mieć:
zamówienie potwierdzone mailem oraz WZ z pieczątką,
podpisany CMR, jeśli sam dostarczałeś towar,
fakturę VAT RR podpisaną przez obie strony,
podpisane Oświadczenie o uznaniu długu.
Mając te dokumenty, najprościej złożyć sprawę przez Elektroniczne Postępowanie Upominawcze w systemie E-sąd, o którym mówiłem w poprzednich odcinkach. Nakaz zapłaty sąd wydaje podobno nawet w 48 godzin, choć zwykle trwa to około miesiąca. Zrobisz to sam przez internet. Ważna korzyść dotyczy opłaty. Przy roszczeniu powyżej 20 tys. zł, co w rolnictwie jest standardem, normalnie wpłacasz do sądu 5% wartości faktury, czyli od faktury na 100 tys. zł byłoby to 5 tys. zł. Składając pozew online w EPU, płacisz tylko jedną czwartą tej kwoty, czyli około 1250 zł. Jeśli nie masz podpisanych dokumentów, a jedynie niepodpisaną fakturę, składasz zwykły pozew i wtedy dochodzi pełne 5% plus koszty prawników, które najlepiej liczyć drugie tyle. Gdy wygrasz, klient pokrywa fakturę, odsetki i koszty pozwu. Aktualne stawki opłat sądowych warto potwierdzić, bo bywają zmieniane.
Najczęstsze błędy przy problemach z niezapłaconymi fakturami
Przy braku płatności rolnicy najczęściej popełniają trzy błędy:
udawanie, że nie chce się psuć relacji, i niepodejmowanie żadnych kroków, nawet maila z przypomnieniem,
danie się zwodzić miesiącami, bo źle zarządzane firmy często robią to celowo, stosując zagrywki psychiczne,
brak równowagi, czyli albo psucie relacji, albo bierne czekanie, zamiast spokojnie czekać i jednocześnie egzekwować dokumenty.
Walcz o swoje i miej odwagę. Droga od terminu płatności do sprawy sądowej to minimum 4 tygodnie, więc jest czas, żeby zadbać o relację i o formalności naraz.
Z tego materiału dowiesz się:
z jakich powodów klienci najczęściej nie płacą i jak to czytać,
jakimi dokumentami zabezpieczyć każdą transakcję,
jak działają sesje bankowe i dlaczego przelew nie utyka w banku,
co robić krok po kroku od pierwszego dnia po terminie,
czym jest Oświadczenie o uznaniu długu i kiedy je stosować,
jak i kiedy wysłać wezwanie oraz przedsądowe wezwanie do zapłaty,
jak tanio złożyć pozew w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym,
jakich błędów unikać przy odzyskiwaniu należności.
Pamiętaj, że to wiedza ogólna, a nie porada prawna, więc w razie wątpliwości najlepiej pójść do kancelarii, która za około 200 - 400 zł za godzinę wyjaśni Ci wszystko dokładnie na Twoim przypadku.
