Zanim sprzedasz towar nowemu odbiorcy, sprawdź go. Pokażę darmowe narzędzia (KRS, CEIDG, KRZ, VIES), którymi zweryfikujesz wstępnie kontrahenta i unikniesz oszustwa. W poprzednim odcinku i wpisie mówiłem, jak profesjonalne firmy zabezpieczają się przed nierzetelnymi klientami. Teraz pokażę, w jaki sposób i gdzie Ty jako rolnik możesz prześwietlić swojego odbiorcę, korzystając z bezpłatnych źródeł, żeby podejmować bardziej świadome decyzje o sprzedaży. Weź kartkę i spisuj proces krok po kroku.
Spółka z o.o., czyli jak sprawdzić wspólników i kapitał
W Polsce spotkasz się głównie z dwiema formami prowadzenia firmy. Pierwsza i najpopularniejsza to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w skrócie Sp. z o.o. Jak sama nazwa wskazuje, ma ograniczoną odpowiedzialność, którą najczęściej określa kapitał zakładowy. Zwykle zakłada ją od dwóch do kilku wspólników. Żeby sprawdzić, kto jest wspólnikiem, wejdź na wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl. Po wpisaniu NIP lub nazwy zobaczysz podstawowe informacje: kiedy spółkę założono, kto wchodzi w skład reprezentacji i czy przypadkiem nie jest zawieszona. Po prawej stronie pojawi się pole „Informacje aktualne", z którego pobierasz PDF z szerszą bazą danych. W rubryce 7 znajdziesz listę wspólników i często dowiesz się, ile udziałów posiada każdy z nich, czyli w jakim stopniu odpowiada za spółkę i uczestniczy w zyskach. Pamiętaj jednak, że nie zawsze tak jest, bo umowa spółki, do której nie masz dostępu, może mówić co innego. Nawet mniejszościowy udziałowiec bywa ważniejszy niż wynika to z liczby udziałów, ale to temat na osobny materiał. Zwróć też uwagę na rubrykę 8, gdzie zobaczysz wysokość kapitału zakładowego. Im wyższy kapitał, tym spółka jest bardziej wiarygodna dla partnerów. W najgorszym scenariuszu, gdy spółka na czas ogłosi upadłość, właściciele odpowiadają zwykle do wysokości kapitału zakładowego, choć i tu bywają wyjątki. Najczęściej likwidator dysponuje też majątkiem spółki, czyli aktywami, takimi jak maszyny, budynki, grunty czy środki transportu.
Jak sprawdzić, ile czy spółka jest rentowna?
Wejdź na przeglądarkę dokumentów finansowych pod adresem www.ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df i wpisz numer KRS firmy. System wyszuka jej dokumenty publiczne. Pobierz najświeższe (patrz na daty) roczne sprawozdanie finansowe w formacie XML, bo to bardzo ważne. Następnie otwórz e-sprawozdania.biz.pl, dodaj pobrany plik XML, a wyświetli Ci się bilans oraz rachunek zysków i strat firmy. Z bilansu dowiesz się, jakie firma ma aktywa, czyli zasoby powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, nad którymi sprawuje kontrolę i które mogą przynieść korzyści ekonomiczne. Z rachunku zysków i strat odczytasz przychody w punkcie A oraz to, ile zostało firmie na czysto w punkcie L.
Jednoosobowa działalność (JDG), czyli pełna odpowiedzialność
Istnienie takiej firmy sprawdzisz w systemie CEIDG pod adresem aplikacja.ceidg.gov.pl -> Baza przedsiębiorców. Największa różnica między spółką a jednoosobową działalnością jest taka, że JDG ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania, czyli odpowiada za nie całym swoim majątkiem. Jeśli kupiec chce od Ciebie kupić towar, a JDG jest zarejestrowana na mamę, niech to będzie dla Ciebie pomarańczowa lampka, bo w praktyce na mamę może być zapisane całe nic, więc nie ma majątku, którym firma mogłaby odpowiadać. W CEIDG sprawdzisz też adres, ale pamiętaj, że adres rejestracji nie musi oznaczać, że firma jest właścicielem budynku, bo mogła zostać zarejestrowana na podstawie umowy użyczenia lub najmu. Zwróć uwagę na kolumnę dotyczącą upadłości, postępowania naprawczego i restrukturyzacyjnego. Jeśli figuruje tam firma, to czerwona lampka, żeby nie handlować. Sprawdź także datę zawieszenia działalności. Jeśli firma jest zawieszona, również zapal sobie lampkę. Największą słabością JDG jest to, że nie zweryfikujesz jej aktywów, przychodów ani tego, czy w ogóle wychodzi na plus, dlatego ryzyko współpracy jest moim zdaniem zawsze wyższe.
Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ), Twoje podstawowe narzędzie
Wejdź na krz.ms.gov.pl i wyszukuj tam zarówno spółki, jak i jednoosobowe działalności. To podstawowe narzędzie, w którym powinieneś weryfikować nowego odbiorcę, zanim zaczniesz z nim handel. KRZ to publiczny, państwowy system o zadłużonych firmach. Sprawdzisz w nim, czy ktoś już formalnie zaczął egzekwować zaległe faktury od danej firmy. Nie jest jedyny, bo istnieje też E-sąd, który umożliwia szybkie i zdalne dochodzenie roszczeń pieniężnych przez internet pod adresem e-sad.gov.pl. Podstawą pozostaje jednak KRZ. Sprawdzaj tam firmy zawsze, nawet te, z którymi handlujesz regularnie.
Jak sprawdzić firmę zagraniczną
Weryfikacja firmy zagranicznej jest dużo trudniejsza, ale wewnątrz Unii Europejskiej istnieje jeden system, w którym koniecznie musisz sprawdzić odbiorcę, głównie ze względu na rozliczenie VAT. To VIES, czyli system wymiany informacji o VAT. Uwaga, to wyszukiwarka, a nie baza danych. Wejdź na ec.europa.eu/taxation_customs/vies, wybierz kraj firmy i sprawdź numer. Jeśli NIP jest prawidłowy, wyświetli się zielona informacja, że numer VAT jest aktywny. Jeśli pojawią się problemy, dostaniesz komunikat w kolorze pomarańczowym lub czerwonym. Istnieją też lokalne systemy weryfikacji. W Rumunii jest sporo ogólnodostępnych danych, podobnie jak w Polsce, a w Hiszpanii zależy to od regionu. Zwykle taka weryfikacja kosztuje od 100 do 200 zł.
Czerwone flagi przy nowym odbiorcy
Jest kilka sygnałów ostrzegawczych, które powinny zapalić Ci lampkę przy współpracy z nowym odbiorcą:
zapytanie z darmowej skrzynki gmail lub yahoo zamiast z adresu na własnej domenie firmy,
brak wizytówki w Google, a więc brak opinii, których nie da się wystawić firmie widmo,
bardzo słaba strona internetowa albo taka, która opisuje zupełnie inny profil działalności,
podrobiony adres mailowy, na przykład kontakt@agriteopsa.com zamiast kontakt@agriteo.com.
Zwłaszcza ostatni punkt jest podstępny. Nie mamy wykupionych wszystkich domen świata, więc ktoś może kupić adres łudząco podobny do naszego i próbować podszyć się pod firmę. Dlatego co do litery sprawdzaj, czy adres, z którego dostajesz zapytanie, jest identyczny z domeną strony internetowej firmy. Zanim w ogóle zaczniesz weryfikację, upewnij się, że rozmawiasz z prawdziwym przedstawicielem, bo kupcy często podszywają się pod znane firmy, które nic o tym nie wiedzą. Na stronie firmy masz numery telefonów i maile, więc jeśli nie jesteś pewny, napisz i zadzwoń do głównej siedziby. Zajmie Ci to 3 minuty, a zniweluje ryzyko oszustwa, zanim jeszcze zaczniesz sprawdzać firmę w rejestrach.
Twoja lista darmowych narzędzi do weryfikacji
Zbierając wszystko w jedno miejsce, oto rejestry, w których prześwietlisz kontrahenta:
wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl: wspólnicy, reprezentacja i kapitał zakładowy spółki,
ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df oraz e-sprawozdania.biz.pl: przychody i zysk spółki ze sprawozdania finansowego,
aplikacja.ceidg.gov.pl: istnienie, adres, zawieszenie i upadłość jednoosobowej działalności,
krz.ms.gov.pl: Krajowy Rejestr Zadłużonych dla spółek i JDG,
e-sad.gov.pl: elektroniczne dochodzenie roszczeń pieniężnych,
ec.europa.eu/taxation_customs/vies: weryfikacja numeru VAT firmy z Unii Europejskiej.
Raport Wiarygodności Kontrahenta od Agriteo
Danych do weryfikacji jest w sieci mnóstwo, a samo ich zebranie i analiza potrafi zająć nawet 2 godziny. Dlatego w Agriteo udostępniamy rozwiązanie, w którym po wpisaniu NIP pobierzesz komplet informacji o firmie w formie jednego raportu. Dzięki temu szybko prześwietlisz nowego odbiorcę, który jedzie do Ciebie obejrzeć towar, i podejmiesz bardziej świadomą decyzję o współpracy. Wystarczy wejść w zakładkę "Zweryfikuj odbiorcę" wpisać NIP i po zakupie raportu kontrahent zostanie prześwietlony.
Z tego materiału dowiesz się:
jak w KRS sprawdzić wspólników, reprezentację i kapitał zakładowy spółki,
jak pobrać sprawozdanie finansowe i odczytać przychody oraz zysk firmy,
czym różni się jednoosobowa działalność od spółki pod kątem odpowiedzialności,
dlaczego JDG zarejestrowana na bliską osobę to sygnał ostrzegawczy,
jak korzystać z Krajowego Rejestru Zadłużonych i E-sądu,
jak zweryfikować firmę z Unii Europejskiej w systemie VIES,
jakie czerwone flagi zdradzają potencjalnego oszusta,
gdzie znajdziesz komplet darmowych narzędzi do weryfikacji kontrahenta.
