Towar gotowy? Teraz musi dotrzeć do klienta w dobrej kondycji. Pokażę, jak zorganizować transport chłodniczy i współpracować z przewoźnikami. Po przygotowaniu towaru, o którym rozmawialiśmy w poprzednim odcinku, kluczowe jest, żeby dojechał on do klienta w idealnym stanie. W tym materiale pokazuję, jak ogarnąć logistykę krok po kroku i nie popełniać moich błędów.
Najpierw znajdź transport, potem potwierdź zamówienie
Firm transportowych jest w Polsce bardzo dużo, więc samo znalezienie przewoźnika do dostawy krajowej jest proste. Inaczej wygląda to przy zamówieniach z innych krajów Unii Europejskiej lub spoza niej. Wtedy, zanim wyślesz klientowi potwierdzenie mailowe, najpierw znajdź firmę transportową. Mimo dużej liczby firm wiele tych mniejszych działa bardzo nieprofesjonalnie, dlatego nie trać na nie czasu. Jeśli ktoś zawiedzie Cię raz, następnym razem po prostu szukaj nowego przewoźnika.
Zamówienie rozszerzone dla firmy transportowej
W organizacji transportu interesują Cię przede wszystkim dwa dokumenty: zamówienie rozszerzone i list przewozowy CMR. Kiedy masz już transport i potwierdziłeś zamówienie hurtowni, poproś firmę transportową o wystawienie zamówienia rozszerzonego. Dzięki niemu wyglądasz profesjonalnie, zwłaszcza w sytuacji problemowej. Wpisujesz w nim:
liczbę palet i to, czy są zwrotne,
wagę brutto towaru,
godziny oraz miejsce załadunku i rozładunku, najlepiej ze współrzędnymi GPS,
czy naczepa ma przyjechać czysta i schłodzona,
wymaganą temperaturę na naczepie, na przykład plus 3 stopnie,
czy agregat ma trzymać stałą temperaturę, czy dopuszczalny jest automat, przy którym temperatura lekko skacze.
Współrzędne wygenerujesz w Google Maps: na laptopie klikasz prawym przyciskiem myszy w danym punkcie, a w aplikacji mobilnej przytrzymujesz palcem miejsce na mapie.
List przewozowy CMR, czyli Twoje zabezpieczenie
CMR to dokument, który kierowca musi mieć przy sobie podczas kontroli transportowej. Wpisujesz w nim:
dane nadawcy, odbiorcy oraz miejsce przeznaczenia,
rodzaj przewożonego towaru,
liczbę palet,
całkowitą wagę brutto towaru.
Pamiętaj, że ładowność takich naczep wynosi od 20 do 23 ton, więc zawsze dopytaj przewoźnika o dokładną wartość. CMR możesz kupić w formie kalki w sklepach biurowych albo znaleźć wzór w Google i drukować samodzielnie, ale wtedy to samo przepisujesz co najmniej trzy razy. Standardowy list ma cztery egzemplarze:
czerwony, czyli oryginał dla nadawcy, który zostawiasz u siebie,
niebieski, który jedzie z towarem do odbiorcy,
zielony, który zostaje u przewoźnika,
czarny, czyli kopia administracyjna.
Najlepiej mieć pieczątkę gospodarstwa. Nie jest obowiązkowa, ale bez niej wpisz pełne dane firmy i złóż czytelny podpis, a pieczątka musi pojawić się na każdej stronie. Bez podpisanego CMR kierowca nie wyda towaru odbiorcy, więc podpisany dokument jest dla Ciebie potwierdzeniem, że towar dotarł do klienta.
Kiedy wozisz towar własnym transportem
Jeśli masz własny transport powyżej 3,5 tony, również wystawiaj CMR, nawet gdy nie jest to konieczne, bo daje Ci potwierdzenie odbioru towaru. Dokumenty WZ i PZ bywają zbyt okrojone. Ja jednak zachęcam, żeby od razu korzystać z firm transportowych. Profesjonalizujesz w ten sposób sprzedaż i oszczędzasz czas, dzięki czemu możesz przyjmować kolejne zlecenia, gdy poprzedni transport jest już w drodze. Jeśli mimo to chcesz wozić towar swoim autem, zgłoś się do właściwego starosty, a jeśli towar wiezie Twój pracownik, powinien mieć z Tobą umowę o pracę.
Dodatkowe ubezpieczenie CARGO
To temat niszowy, ale ważny. Firmy przewożące Twój towar mają najczęściej ubezpieczenie OCP. Problem w tym, że gdy na przykład zmrozi się borówka, bo kierowca ustawi minus 2 zamiast plus 2 stopni, a takie rzeczy się zdarzają, kwota z OCP może być niższa niż wartość zamówienia. Dlatego przy droższych transportach pytaj przewoźnika, czy możesz dokupić dodatkowe ubezpieczenie CARGO.
Ile kosztuje transport chłodniczy
W skrócie: średnie stawki chłodni oscylują wokół 1 euro za kilometr. Kiedy sam wyceniałem transport dla klienta, zwykle liczyłem około 1,1 euro za kilometr i informowałem, że mniej więcej tyle wyniesie transport, a dokładną kwotę podawałem po otrzymaniu wyceny od firmy transportowej.
Jaki wolumen się opłaca: pół tira czy pełny
To bardzo ważny temat, zwłaszcza dla średniej wielkości gospodarstwa. Często lepiej zarobisz na zamówieniu, w którym przygotujesz 12 palet, niż na pełnych 26. Odbiorcy są bowiem nauczeni, że im mniej zamawiają, tym więcej muszą zapłacić, bo każdemu najwygodniej ładować pełne ciężarówki. Znalezienie transportu na 12 palet jest trudniejsze, a stawka rośnie nawet do 1,3 euro za kilometr, ale możesz oczekiwać wyższej marży. Trudność polega na znalezieniu kogoś, kto akurat ma drugie zamówienie na pół tira z podobnym miejscem załadunku i rozładunku. Z doświadczenia wiem, że przy wysyłkach do Holandii czy Finlandii dawało się takie firmy znaleźć, a na kierunkach do Czech, na Słowację czy na Węgry doładunki latają non stop. Mniejszy wolumen wcale nie oznacza gorszego biznesu.
Terminowe dostawy i okna czasowe u odbiorcy
Kierowca może prowadzić około 9 godzin, w tym przerwa około 45 minut, a potem powinien odbyć 11 godzin odpoczynku. Dlatego, wystawiając zamówienie, skonsultuj ze spedytorem, kiedy ma odbyć się załadunek. Wątpię, żeby kierowca dojechał „na strzała" z zamówieniem do hurtowni w Szczecinie. Przelicz sam liczbę kilometrów i wpisz realne okna czasowe w zamówienie, żeby spedytor wszystko zorganizował, a kierowca czuł się zobowiązany do konkretnych godzin u odbiorcy. Czasem zdarzy się wypadek na drodze i nie masz na to wpływu, dlatego proś spedytora i kierowcę, żeby informowali Cię o problemach na trasie. Ty wtedy z wyprzedzeniem uprzedzasz klienta, żeby mógł się przygotować. Nigdy nie dopuszczaj do sytuacji, w której klient w godzinie dostawy dowiaduje się, że towar będzie 4 godziny później. Nikt z nas nie chciałby być postawiony w takim położeniu.
Z tego materiału dowiesz się:
dlaczego przy zamówieniach zagranicznych najpierw szukasz transportu, a dopiero potem potwierdzasz zamówienie,
co powinno zawierać zamówienie rozszerzone dla firmy transportowej,
czym jest list przewozowy CMR i jakie dane w nim umieszczasz,
jak wygląda obieg czterech egzemplarzy CMR i po co pieczątka oraz podpis,
kiedy i jak wozić towar własnym transportem,
czym różni się OCP przewoźnika od dodatkowego ubezpieczenia CARGO,
ile orientacyjnie kosztuje transport chłodniczy,
dlaczego pół tira potrafi dać wyższą marżę niż pełny załadunek,
jak planować okna czasowe, żeby dostawy były terminowe.
